Річний план архівного відділу Васильківської міської ради розроблено з урахуванням стану архівної справи у відділі відповідно до рекомендацій Державного архіву Київської області від 23.10.2014р. №01-30/928

Відділ планує:

1. Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

Ремонт документів з паперовою основою – 10 аркушів

Оправку та підшивку документів – 24 справ.

Картонування документів постійного зберігання – 550 справ

Видавання документів користувачам – 15 справ

Перевіряння наявності документів – 1820 справ: (Ф.1 Васильківська міська рада)

Знепилення картонажів, стелажів – 380 п. м

Нумерація аркушів у справах до 250 арк. – 1240 аркушів

Оформлення обкладинок справ із проставленням шифрів – 23 справ

Написання ярликів на картонажі – 63 ярликів

Ведення постелажного топографічного покажчика – 8 карток

Ведення книги обліку надходжень – 2 записів

Внесення змін до карток фондів – 2 картки

Ведення справ фондів – 21 справи фондів

Внесення даних до Відомостей про зміни у складі та обсязі фондів – 1 архівного фонду: Васильківська міська рада

2. Створення та розвиток довідкового апарату до документів НАФ

Каталогізація управлінської документації – 560 карток за 15 справами фонд №1 Васильківська міська рада та її виконавчий комітет)

Систематизація  каталожних карток – 560 карток

3. Формування НАФ та експертиза цінності документів

Відділ культури Васильківської міської ради - 33

Васильківська міська рада – 82 справ.

Схвалення ЕПК описів справ на управлінську документацію – 83 од. зб.

Погодження ЕПК :

-описів справ з особового складу –38 од. зб.;

-номенклатур справ - 3;

-інструкцій з діловодства – 2;

-положень про ЕК – 2;

-положень про архівні підрозділи – 2.

Проведення перевірянь підприємств, установ і організацій – 3 комплексних та 2 контрольних перевірянь за графіком перевірянь

Надання методичної допомоги в розробленні та рецензуванні нормативних документів із роботи архівних підрозділів і діловодних служб установ:

- зведеної номенклатури справ – 800 статей номенклатури

Надання методичної та практичної допомоги у складанні описів справ:    

- постійного зберігання – 3 описів;

- описів справ з особового складу – 3 описів;

Консультування працівників діловодних служб та архівних підрозділів

Проведення семінару з працівниками

діловодних служб та архівних підрозділів – 1 семінар

4. Використання інформації документів НАФ

Виконання запитів: тематичних – 103 довідок

Організація роботи користувачів у читальному залі – 2 користувачів

Облік та реєстрація запитів – 176 запитів

Підготовка виставок документів – 1 виставка

Підготовка статей в періодичну пресу - 1 стаття

5. Організація роботи архівного відділу

Організація роботи ЕК архівного відділу, складання протоколів, здійснення обліку і звітності, ведення документації

Складання річних планів роботи відділу:- ф.101;- ф.110;- ф.112.

Складання річних звітів:- ф.201;- ф. 202;- ф.209;- ф.112.

Складання звіту про стан і обсяг документів, які зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб – звіт

Ведення діловодства в архівному відділі – постійно

Начальник відділу                                                                                       О.В.Рубан.