Звіт

про роботу архівного відділу Васильківської міської ради за 2014 рік 

      Архівний відділ виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2014 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності. 

1.Основні організаційні заходи архівних установ 

     Відповідно листа Державного архіву Київської області 01.08.2013 р. №01-19/519 про  набрання чинності Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (далі - типове положення), затверджене наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 р. за № 1062/23594. Підприємствам, установам та організаціям, що входять до списків 1,2 які не подали до відділу були підготовлені листи про розроблення індивідуальних положень про експертні комісії з подальшим поданням їх на схвалення експертної комісії архівного відділу Васильківської міської ради ( в результаті – 3 установ списку 1,2 підготовили та подали на схвалення свої Положення про експертні комісії).

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» , 4 установ склали та затвердили власні Інструкції з діловодства.

     На виконання наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», 4 установ склали та затвердили Положення про свої архівні підрозділи.

-        Брали участь у засіданнях Державного архіву Київської області, щодо підсумків роботи архівних установ області у 2013 році та завдання на 2014 рік.

Протягом 2014 року розпочата робота по веденню електронних журналів:

 -  Журнал реєстрації консультацій: на особистому прийомі, по телефону, електронною поштою або по зворотному зв'язку. 

-         Журнал реєстрації письмових запитів,

-         Журнал вхідної кореспонденції,

-         Журнал вихідної кореспонденції.

     Введено в електронний каталог архівного відділу 1112 карток універсального каталогу.

     В Електронній мережі архівів Київської області через службову сторінку надаємо відповідь на повідомлення, які надходять до відділу.

     В архівному відділі є платні послуги. За 2014 рік надійшло 4321 грн, 05 коп за кошти придбано - 50 коробок для картонування перераховані кошти для обслуговування сайту «Мережа архівів Київщини», придбано канцтовари, катридж для ксерокса. 

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду. 

     Відповідно наказу Державної архівної служби від 15.08.2012 №145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 №60-о архівним відділом було підготовлено лист міському голові, ведеться журнал обліку вогнегасників та журнал інструктажів з питань техногенної безпеки у відділі.

-   поновлений інформаційно-довідковий куточок щодо дій працівників відділу у разі виникнення надзвичайних ситуацій або інших нестандартних подій у побуті.

-    постійно після закінчення робочого дня ретельно перевіряється протипожежний стан приміщень.

      В архівному відділі станом на 01.01.2015р. зберігається 6290 од. зб. постійного зберігання та 22 архівних фонда.

      Загальна площа архівосховища складає 85 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 380 пог. м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 52 %.

      В архівному відділі в 2014 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

Підшито 20 справ.

Перевірено наявність та фізичний стан 2020 од.зб. (3 фонди).

Прийнято 109 справ постійного зберігання.

Знепилено 380 кв.м. картонажів.

Виготовлено та замінено 48 ярликів на коробках з документами.

Перекартоновано в результаті проведення перевіряння наявності та стану 489 справ трьох фондів.

Складено 3 акти перевіряння наявності та стану справ фондів.

З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 63 коробок з документами.

Внесено зміни у 3 картки обліку стану справ архівних фондів.

Зашифровано 109 справ постійного зберігання.

Закартоновано 345 справ.

Пронумеровано 2117 аркушів.

Проставлено штампи для шифрування на 109 справах.

Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 109 справ.

Внесено 3 записи в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

В картках 3 фондів – внесено зміни та доповнення.

Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2015р.  на 3 фонди.

Внесено зміни в паспорт архівного відділу по 3 фондах. Перескладено паспорт архіву станом на 01.01.2015.

Внесено зміни в 3 аркушів фондів.

Внесено зміни в 3 постелажних топографічних покажчиках.

Щомісяця проводився в сховищі санітарний день. 

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду. 

     В 2014 році схвалено ЕПК ДАКО описів на управлінську документацію всього 76 од.зб. при плані 72 од.зб., на документи з особового складу 48 од.зб. при плані 41 од.зб. Всі описи пройшли погодження ЕПК ДАКО.

     На 2014 рік запланована і виконана робота по каталогізації управлінських документів Васильківської міської ради та її виконавчого комітету, переглянуто 23 справи при плані 3, виготовлено 1112 карток при плані 87. Всього у наявності по архівному відділу – 3414 карток 1 фонд.

     У відділі є 3 бази даних об’єм яких складає 5351 байт.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій. 

Протягом 2014 року погоджено:

10 – номенклатур справ

4 – інструкцій з діловодства.

3 – положень про експертну комісію.

4 – положень про архівні підрозділи.

Здійснено 4 комплексні перевірки, 2 контрольні перевірки

   У відділі державної реєстрації актів цивільного стану  реєстраційної служби Васильківського управління юстиції у Київській області був проведений семінар в якому взяли участь працівники архівного відділу, які ознайомили присутніх  про правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування підприємств, установ і організацій, затверджених Наказом Державного Комітету архівів України від 16.03.2001 №16., та підготовлений виступ «Вимоги до складання номенклатури справ».

     Протягом року постійно надавались консультування працівників діловодних служб з питань ведення діловодства та архівної справи, складання положень про експертні комісії, положень про архівні підрозділи, номенклатур справ. 

5. Використання інформації документів НАФ. 

     Проводилась виставка на теми «День Державного прапора України», «23 річ-ниця Незалежності України», радіопередачі не проводились, публікацій у пресі не було.

     Основна тематика досліджень які проводилися користувачами у архіві – Виділення земельних ділянок садовому товариству «Мічурінець». Почесні громадяни м. Василькова. Протягом року було 3 користувачів у читальному залі, яким було видано 31 од. зб.

     В відділі є 3 бази даних які допомагають в наданні консультацій і роз’яснень з земельних питань.

     З початку року до відділу надійшло 348 запитів громадян - надано 197 платних довідок на суму 4321 гривень, 05 коп. більше всього було подано заяв на виділення земельних ділянок, приватизація земельних ділянок, видача ордерів на квартири, надання в оренду земельних ділянок..

     У поточному році переважала така тематика тематичних запитів  - приватизація земельних ділянок , виділення земельних ділянок, приватизація квартир, перейменування вулиць та провулків міста. 

Начальник  відділу                                                                  О.В.Рубан