Архівний відділ виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2013 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

 1.Основні організаційні заходи архівних установ 

Відповідно листа Державного архіву Київської області 31.07.2013 р. №01-19/510 про набрання чинності Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації (далі - Типове положення), затверджене наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1226/5 та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 р. за № 1061/23593. Архівним відділам було розроблено Положення про експертну комісію архівного відділу Васильківської міської ради та склад експертної комісії.

Відповідно листа Державного архіву Київської області 01.08.2013 р. №01-19/519 про  набрання чинності Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (далі - типове положення), затверджене наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 р. за № 1062/23594. Підприємствам, установам та організаціям, що входять до списків 1,2 були підготовлені листи про розроблення індивідуальних положень про експертні комісії з подальшим поданням їх на схвалення експертної комісії архівного відділу Васильківської міської ради ( в результаті – 17 установ списку 1,2 підготовили та подали на схвалення свої Положення про експертні комісії).

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» , 5 установ склали та затвердили власні Інструкції з діловодства.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», 6 установ склали та затвердили Положення про свої архівні підрозділи.

Начальник архівного відділу 26 липня 2013 року взяла участь в засіданні виконавчого комітету Васильківської міської ради, де заслухано питання «Про стан архівної справи та діловодства в архівному відділі Васильківської міської ради»

Також були підготовлені листи міському голові - про надання додаткової площі архівному відділу, та про закріплення технічного працівника для прибирання приміщень відділу - листи розглянуті позитивно прийнято 09 серпня 2013 р. рішення №05.17-43-УІ сорок третьої сесії шостого скликання «Про надання додаткової площі підвального приміщення в будівлі кінотеатру «Дружба» площею 25 кв. м. по вул..Шевченка,6 архівному відділу Васильківської міської ради», та з жовтня місяця працює техпрацівник.

14 липня 2013 взято участь у навчальному семінарі з питання впровадження в апараті, управліннях, відділах та в інших структурних підрозділах Васильківської міської ради Інструкції з діловодства, що проводився загальним відділом апарату виконавчого комітету Васильківської міської ради з керівниками структурних підрозділів міської ради. Для семінару начальником архівного відділу був підготовлений виступ на тему: «Вимоги до складання номенклатур справ та формування документів у справи», «Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання».

29 жовтня у відділі державної реєстрації актів цивільного стану  реєстраційної служби Васильківського управління юстиції у Київській області був проведений семінар в якому взяли участь працівники архівного відділу, які ознайомили присутніх  про правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування підприємств, установ і організацій, затверджених Наказом Державного Комітету архівів України від 16.03.2001 №16., та підготовлений виступ «Вимоги до складання номенклатури справ».

-          Брали участь у засіданнях Державного архіву Київської області, щодо підсумків роботи архівних установ області у 2012 році та завдання на 2013 рік, та 12.09.2013 р. «Актуальні питання розвитку архівної справи у Київській області».

Протягом 2013 року начальником архівного відділу підготовлена (редагована) і розміщена «Автоматично-індексованим» способом інформація по 9 розділах веб-сайту архівного відділу, через службову сторінку надаємо відповідь на повідомлення, які надходять до відділу.

В архівному відділі є платні послуги. За 11 місяців поточного року надійшло 3837,73грн, із них виділено 1169,00 грн. для придбання 2(двох) книг Правила роботи архівних установ України, підписано договір та виділено кошти для обслуговування сайту «Мережа архівів Київщини», придбано канцтовари. 

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду. 

Відповідно наказу Державної архівної служби від 15.08.2012 №145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 №60-о архівним відділом було підготовлено лист міському голові відповідно, якого було прийняте рішення виконавчого комітету Васильківської міської ради 28.05.2013 року №161 «Про організацію збереження архівних документів що належать до НАФ»

-   заведений журнал обліку вогнегасників та журнал інструктажів з питань техногенної безпеки в архівному відділі.

-   Розроблений інформаційно-довідковий куточок щодо дій працівників відділу у разі виникнення надзвичайних ситуацій або інших нестандартних подій у побуті.

-   Постійно після закінчення робочого дня ретельно перевіряється протипожежний стан приміщень. 

В архівному відділі станом на 01.01.2014 зберігається 6560 од. зб. постійного зберігання та 22 архівних фонда.

Загальна площа архівосховища складає 85 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 380 пог. м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 51 %.

В архівному відділі в 2013 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

Підшито 78 справ.

Перевірено наявність та фізичний стан 235 од.зб. (3 фонди).

Прийнято 308 справ постійного зберігання.

Знепилено 89 коробок.

Виготовлено та замінено 48 ярликів на коробках з документами.

Перекартоновано в результаті проведення перевіряння наявності та стану 235 справ трьох фондів.

Складено 3 акти перевіряння наявності та стану справ фондів.

З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 46 коробок з документами.

Внесено зміни у 3 картки обліку стану справ архівних фондів.

Зашифровано 308 справ постійного зберігання.

Оформлено 6 титульних аркушів та 6 засвідчувальних написів в справах.

Пронумеровано 2317 аркушів.

Проставлено штампи для шифрування на 308 справах.

Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 308 справи.

Внесено 3 записи в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Сформовано 1 справу фонду, який вперше надійшов на зберігання.

Складено 22 картки фондів для централізованого державного обліку документів НАФ, в 3 – внесено зміни та доповнення.

Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2014р.  на 3 фонди.

Внесено зміни в паспорт архівного відділу по 3 фондах. Перескладено паспорт архіву станом на 01.01.2013.

Складено 22 аркушів фондів.

Внесено зміни в 3 постелажних топографічних покажчиків, складено 1 постелажний покажчик.

Щомісяця проводився в сховищі санітарний день. 

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

В 2013 році схвалено ЕПК ДАКО описів на управлінську документацію всього 154 од.зб. при плані 62 од.зб., на документи з особового складу 16 од.зб. при плані 36 од.зб. Всі описи пройшли погодження ЕПК ДАКО.

На 2013 рік запланована і виконана робота по каталогізації управлінських документів Васильківської міської ради та її виконавчого комітету, переглянуто 8 справи при плані 8, виготовлено 146  карток при плані 139. Всі картки систематизо-вані по темах і розташовані у тематичній картотеці. Всього у наявності по архівному відділу – 2302 карток 1 фонд.

У відділі є 3 бази даних об’єм яких складає 5351 байт.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Протягом 2013 року погоджено:

8 – номенклатур справ

5 – інструкцій з діловодства.

17 – положень про експертну комісію.

6 – положень про архівні підрозділи.

Здійснено 2 комплексні перевірки, 2 тематичні та 3 контрольні перевірки

Проведено два семінари організаціям списку №1,2 на теми – «Вимоги до складання номенклатур справ та формування документів у справи», «Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання».

Протягом року постійно надавались консультування працівників діловодних служб з питань ведення діловодства та архівної справи, складання положень про експертні комісії, положень про архівні підрозділи, номенклатур справ. 

5. Використання інформації документів НАФ.

Проводилась виставка до Дня пам’яті голодомору 1932-1933 роки, радіопередачі не проводились, 1 публікація у пресі.

Основна тематика досліджень які проводилися користувачами у архіві – Виділення земельних ділянок садовому товариству «Кристал». Почесні громадяни м. Василькова. Протягом року було 12 користувачів у читальному залі, яким було видано 25 од. зб.

В відділі є 3 бази даних які допомагають в наданні консультацій і роз’яснень з земельних питань.

З початку року до відділу надійшло 639 запитів громадян - надано 226 платних довідок на суму 4448 чотири тисячі чотиристо сорок вісім гривень, 01 коп. більше всього було подано заяв на виділення земельних ділянок, приватизація земельних ділянок, видача ордерів на квартири, надання в оренду земельних ділянок..

У поточному році переважала така тематика тематичних запитів  - приватизація земельних ділянок , виділення земельних ділянок, приватизація квартир, перейменування вулиць та провулків міста.

Начальник архівного відділу

Васильківської міської ради                                                                   О.В.Рубан