Діяльність

1. Основні організаційні заходи архівних установ

Підготовлено проект рішення на основі якого було прийняте рішення виконавчого комітету Васильківської міської ради - №59 від 28.02.2012 року «Про встановлення цін на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом Васильківської міської ради на договірних засадах та у сфері використання архівних документів» та опубліковане у міськрайонній газеті «Життя і слово».

Здійснено наступні заходи

Протягом 2012 року передавалась інформація до Державного архіву Київської області про зміни у складі та обсязі фондів у архівному відділі Васильківської міської ради.

Підготовлено і подано 35 листів - Васильківському міському голові та керівникам установ списків №1, 2.

Брали участь у розширеному засіданні Державного архіву Київської області, щодо підсумків роботи архівних установ області у 2011 році та завдання на 2012 рік.

31.05.2012р. участь у конференції«Впровадження інформаційних технологій в архівну галузь» м. Бориспіль.

18.09.2012р участь у семінарі «Актуальні питання створення мережі архівних установ», щодо виконання рішення конференції «Впровадження інформаційних технологій в архівну галузь» м. Київ ДАКО.

            Участь у двох виїзних засіданнях ЕК

20.03.2012р. - м. Вишгород

03.07.2012р. - м. Переяслав-Хмельницький

            Протягом року надавалась методична допомога установам списку 1 та списку 2:

- про розроблення інструкцій з діловодства в установах джерел комплектування архівного відділу Васильківської міської ради;

- пророзроблення Положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації;

- про складання власних номенклатур справ відповідно нового переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, який набирає чинність з 01.01.2013 року.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі Васильківської міської ради на 2013 рік та Порядок дій працівників архівного відділу Васильківської міської ради на випадок пожежі.

В архівному відділі станом на 01.01.2013 є 21 архівний фонд зберігається 6252 од. зб. постійного зберігання

Загальна площа архівосховищ складає 74,4 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 380 пог. м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 82 %.

В архівному відділі в 2012 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• Підшито 83 справ.
• Перевірено наявність та фізичний стан 868 од.зб. (11 фондів).
• Складено 11 аркушів та 11 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• Внесено зміни у 3 картки обліку стану справ архівних фондів.
• Зашифровано 500 справ постійного зберігання.
• Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 500 справ.
• Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2012.
• Перескладено паспорт архіву станом на 01.01.2012.
• Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

Протягом звітного року була виконана робота по каталогізації управлінських документів Васильківської міської ради та її виконавчого комітету, переглянуто 13 справ, виготовлено 132 карток.

Всі картки систематизовані по темах і розташовані у тематичній картотеці. Всього у наявності по архівному відділу – 2156 карток 1 фонд.

В архівному відділі є такі автоматизовані інформаційно-пошукові системи:

- 1990 – 2010рр.- виділення земельних ділянок;

- 1997 – 2010рр.- приватизація земельних ділянок;

- 2002 – 2004рр. зміна умов договору найму квартир.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Протягом 2012 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

На державне зберігання в архівний відділ прийнято 500 справ  постійного терміну зберігання.

Васильківська об’єднана державна податкова інспекція – 28 справ;

Фінансове управління Васильківської міської ради – 24 справи;

Управління статистики у Васильківському районі – 448 справ.

На ЕПК Державного архіву Київської області затверджено описи на управлінську документацію на 389 од. зб.

Погоджено описи документів з особового складу на 286 од. зб.

Експертною комісією архівного відділу на 9 засіданнях установам списку 1 та списку 2 схвалено:

6 – номенклатур справ

9 – інструкцій з діловодства.

3 – положення про експертну комісію.

9 – положень про архівні підрозділи.

Архівним відділом здійснено 2 комплексні перевірки, та дві контрольних.

Протягом звітного року постійно надавались методична допомога працівникам діловодних служб які звертались до відділу з питань ведення діловодства та архівної справи.

5. Використання інформації документів Національного архівного фонду.

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі  міської ради залишалося  виконання тематичних запитів.

Протягом року було виконано 486 тематичних запитів, з позитивними результатом – 438.

Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян вжиті наступні заходи:

під час прийому громадян надаються відповідні змістовні консультації з порушених питань, скарг від громадян не було;

ведеться каталогізація документів щодо рішень органів місцевого самоврядування з питань приватизації та виділення земельних ділянок, змін умов договору найму квартир;

електронна база даних об’єм якої складає 8,56мб прискорює видачу архівних витягів фізичним особам.

Підготовлена та передана інформація для сайту Електронна мережа архівів Київщини.

В 2012 році архівний відділ відвідало 29 користувачів, яким було видано 37од. Зб.

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2013 на території м. Васильків функціонує Комунальна установа «Васильківський міський Трудовий архів», який створений при міській раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 1 штатний працівник (завідувач).

Трудовий архів знаходиться в підвальному приміщенні Васильківського Об'єднаного Міського Військового Комісаріату, де має робочу кімнату площею 17, 5 кв. м. та два архівосховища площею 28, 4 кв. м .

Трудовий архів зберігає 2421 од. зб. з особового складу 123 ліквідованих підприємств міста.

Протягом 2012 року Трудовим архівом виконано 209 запити соціально-правового характеру.

Начальник архівного відділу                                                                      О.В.Рубан